Dapat itago ng isang employer ang mga rekord ng mga empleyado nito, at kasabay nito ay maaari lamang iproseso ang personal na datos na kinakailangan para sa relasyon sa trabaho. Ang dalawang obligasyong iyon ay nagtatagpo sa personal na talaan, at ang praktikal na tanong ay palaging pareho: ano ang maaaring maisama, ano ang maaaring hindi, at gaano katagal ito maaaring manatili doon.
Ano ang maaaring itago
Mga datos na kinakailangan para sa pagtupad ng kontrata sa pagtatrabaho at para sa pagsunod sa mga obligasyong itinadhana: mga detalye ng pangalan at tirahan, petsa ng kapanganakan, numero ng serbisyong sibil, isang kopya ng dokumento ng pagkakakilanlan na napatunayan sa simula ng pagtatrabaho, ang kontrata at mga susog nito, datos ng suweldo at payroll, mga pagtatasa at sulat tungkol sa pagganap, mga talaan ng pagsasanay, mga petsa ng pagliban, at mga talaan na may kaugnayan sa mga babala o mga bagay na may kinalaman sa disiplina.
Ang numero ng serbisyo ng mamamayan at ang kopya ng dokumento ng pagkakakilanlan ay nasa file dahil hinihiling ito ng batas sa buwis at seguridad panlipunan; ang parehong kinakailangan ang siyang nagpapatibay sa mga ito. Hindi pinahihintulutan ang paghingi ng kopya ng dokumento ng pagkakakilanlan para sa anumang ibang layunin.
Ano ang maaaring hindi itago
Ang datos ng kalusugan ang pangunahing patibong. Kapag nag-ulat ang isang empleyado na may sakit, maaaring itala ng employer ang pagliban ng empleyado, mula sa anong petsa, at kung ano ang inaasahang tagal, kasama ang mga bagay na magagawa at hindi magagawa ng empleyado sa trabaho at anumang kinakailangang pagsasaayos. Hindi maaaring itala ng employer ang uri ng sakit, ang diagnosis, ang paggamot o ang gamot, kahit na kusang-loob itong ibigay ng empleyado. Ang impormasyong iyon ay pagmamay-ari ng doktor ng kumpanya, na ang file ay hiwalay at walang access ang employer.
Hindi rin naaangkop ang mga datos tungkol sa relihiyon, opinyon sa politika, pagiging miyembro ng unyon ng manggagawa, etnikong pinagmulan, at oryentasyong sekswal, maliban na lang kung may partikular na eksepsiyon na nalalapat ayon sa batas; mga tala tungkol sa pribadong buhay ng isang empleyado na walang kinalaman sa trabaho; at mga hindi nakabalangkas na personal na impresyon na naitala ng mga tagapamahala, na may karapatang makita ng mga empleyado at ibang-iba ang pagkakaintindi sa isang hindi pagkakaunawaan kumpara noong isinulat ito.
Gaano katagal maaaring itago ang datos?
Walang itinakdang takdang panahon ang GDPR; ang tuntunin ay hindi maaaring itago ang datos nang mas matagal kaysa sa kinakailangan. Sa pagsasagawa, dalawang linya ang ginagamit: karamihan sa datos ng mga tauhan ay inaalis sa loob ng halos dalawang taon mula sa pagtatapos ng trabaho, habang ang datos na kinakailangan para sa mga layunin ng buwis – mga talaan ng payroll, kopya ng dokumento ng pagkakakilanlan, pahayag ng buwis sa sahod – ay itinatago sa loob ng pitong taon, dahil kinakailangan ito ng awtoridad sa buwis.
Ang mga aplikasyon mula sa mga kandidatong hindi natanggap ay karaniwang sinisira sa loob ng apat na linggo, o hanggang isang taon nang may pahintulot ng kandidato. Ang iskedyul ng pagpapanatili na nagtatakda ng mga panahong ito bawat kategorya, at aktwal na inilalapat, ang siyang nagpapatibay sa pagsunod mula sa isang mithiin.
Karapatan ng empleyado
May karapatan ang mga empleyado na makita ang kanilang file, maitama ang maling datos, at sa mga takdang pagkakataon ay mabura ang datos. Ang kahilingan para sa pag-access ay isang karapatan, hindi isang pagalit na gawain, at dapat itong sagutin sa loob ng isang buwan. Sa pagsasagawa, ang mga kahilingang ito ay kadalasang dumarating sa simula ng isang hindi pagkakaunawaan, na isang mabuting dahilan upang magtago ng mga file na maaaring ipakita nang walang kahihiyan.
Praktikal na checklist
Magtago ng isang file bawat empleyado na may tinukoy na istruktura, upang malinaw kung ano ang laman nito. Limitahan ang pag-access sa mga nangangailangan nito, at itala kung sino ang may access. Itago ang datos ng pagkakasakit kasama ang doktor ng kumpanya at hindi kasama sa personal file. Ilapat ang mga panahon ng pagpapanatili sa isang takdang petsa bawat taon sa halip na bawat kaso. At itala ang kabuuan nito sa processing register, na siyang unang dokumentong hihingin ng isang supervisory authority.
Payo
Sinusuri namin ang mga kasanayan sa file ng mga tauhan, mga draft na iskedyul ng pagpapanatili, at mga pahayag sa privacy para sa mga empleyado, at pinapayuhan kung saan dumarating ang isang kahilingan sa pag-access sa gitna ng isang hindi pagkakaunawaan. Mangyaring makipag-ugnayan Law & More; ang aming mga abogado sa trabaho at privacy ay nagtutulungan sa mga tanong na ito.
