Rehistro ng negosyong Dutch (KvK): sino ang dapat magparehistro at paano ito gumagana

Halos lahat ng negosyo sa Netherlands ay dapat itala sa Dutch business register (Handelsregister), na itinatago ng Netherlands Chamber of Commerce (Kamer van Koophandel, KvK). Hindi ka dapat magparehistro nang mas maaga sa isang linggo bago at hindi lalampas sa isang linggo pagkatapos mong magsimula; ang isang BV o NV ay nakarehistro ng notaryo sa batas sibil na siyang nagtataglay nito.

Ang pagpaparehistro ay nagbibigay sa iyong negosyo ng KvK number, na ginagamit mo sa mga invoice, kontrata, at website. Itinatala ng rehistro kung sino ka, kung ano ang iyong ginagawa, at kung sino ang maaaring pumirma para sa iyo, at karamihan sa impormasyong iyon ay pampubliko. Ang mga negosyong umaasa sa nakasaad sa rehistro ay protektado ng batas, kaya naman mahalagang panatilihing tumpak ang iyong entry.

Sino ang kailangang magparehistro sa Dutch business register?

Ang bawat negosyong isinasagawa sa Netherlands ay dapat na nakarehistro, at gayundin ang bawat legal na entidad ng Netherlands. Ang mga patakaran ay nasa Business Register Act 2007 (Handelsregisterwet 2007) at sa Business Register Decree 2008 (Handelsregisterbesluit 2008).

Ang tungkulin ay nalalapat sa mga nag-iisang may-ari (eenmanszaak), mga pakikipagsosyo tulad ng pangkalahatang pakikipagsosyo (vennootschap onder firma, VOF), isang limitadong pakikipagsosyo (commanditaire vennootschap, CV) at isang propesyonal na pakikipagsosyo (maatschap). Nalalapat din ito sa mga legal na entidad: ang pribadong limitadong kumpanya (besloten vennootschap, BV), ang pampublikong limitadong kumpanya (naamloze vennootschap, NV), mga pundasyon, mga asosasyon na may ganap na legal na kapasidad at mga kooperatiba. Ang isang dayuhang kumpanya na may sangay sa Netherlands ay dapat ding magparehistro sa sangay na iyon.

Kung nagpapatakbo ka ng negosyo ay isang tanong ng katotohanan. Tinitingnan ng KvK kung nag-aalok ka ng mga produkto o serbisyo nang nakapag-iisa, na may layuning kumita, at sa isang saklaw na higit pa sa isang libangan. Ang isang freelancer (zzp'er) na nagtatrabaho para sa ilang kliyente at nagpapadala ng mga invoice ay halos palaging kailangang magparehistro. Ang isang taong paminsan-minsang nagbebenta ng ilang mga item mula sa isang personal na koleksyon ay karaniwang hindi.

Ang hindi pagpaparehistro kung kailan dapat ay isang pagkakasalang pang-ekonomiya sa ilalim ng Economic Offences Act (Wet op de economische delicten). Sa pagsasagawa, ang mas agarang problema ay ang mga bangko, kliyente at ang Tax and Customs Administration (Belastingdienst) ay hindi makikitungo sa isang hindi rehistradong negosyo.

Kailan at paano ka magparehistro?

Maaari kang magparehistro mula isang linggo bago magsimula ang iyong negosyo hanggang isang linggo pagkatapos nito. Ang paraan ng iyong pagpaparehistro ay depende sa legal na anyo: ang isang sole proprietor o partnership ay nagrerehistro sa KvK, habang ang isang BV o NV ay nakarehistro sa notaryo ng batas sibil.

Pagpaparehistro ng isang sole proprietorship o partnership

Para sa isang sole proprietorship, VOF, CV o maatschap, kailangan mo munang punan ang online registration form sa website ng KvK. Pagkatapos, magpapa-appointment ka sa isang opisina ng KvK at personal na pupunta roon dala ang isang balidong patunay ng pagkakakilanlan. Sa karamihan ng mga kaso, hindi mo makukumpleto ang iyong pagpaparehistro nang wala ang appointment na iyon; ang KvK ay humahawak lamang ng ilang mga pagpaparehistro na ganap na online. Sa appointment, sinusuri ng isang opisyal ng KvK ang iyong mga detalye at inilalagay ang negosyo sa rehistro. Matatanggap mo kaagad ang iyong KvK number.

Sa anyong inilalarawan mo ang iyong mga aktibidad sa negosyo, pumili ng pangalang pangkalakal (handelsnaam) at ibigay ang address ng iyong negosyo. Suriin muna sa rehistro kung mayroon nang katulad na pangalan na ginagamit sa iyong rehiyon at sektor. Sa ilalim ng Trade Name Act (Handelsnaamwet), hindi ka maaaring gumamit ng pangalang pangkalakal na halos kapareho ng isang umiiral na pangalan na malamang na malito ang publiko. Ang pagpaparehistro sa KvK ay hindi nangangahulugan na inaprubahan na ng KvK ang iyong pangalan para sa layuning iyon.

Sa isang VOF, lahat ng kasosyo ay magkakasamang nagpaparehistro, at ang bawat kasosyo ay magkakasamang mananagot para sa mga utang ng kasosyo sa ilalim ng Artikulo 18 ng Dutch Commercial Code (Wetboek van Koophandel). Ipinaliliwanag ng aming artikulo tungkol sa pag-alis sa isang Dutch general partnership kung ano ang ibig sabihin nito kapag nais nang umalis ng isang kasosyo.

Pagpaparehistro ng isang BV o NV sa pamamagitan ng isang notaryo

Ang isang BV o NV ay nabuo sa pamamagitan ng isang notarial deed of incorporation. Ang notaryo sa batas sibil (notaris) na nagpapatupad ng deed ay karaniwang inaasikaso rin ang pagpaparehistro sa KvK. Hindi mo kailangan ng hiwalay na appointment sa KvK para sa mismong kumpanya.

Ang pagpaparehistro ay hindi isang pormalidad para sa mga direktor. Sa ilalim ng Artikulo 2:180(2) ng Dutch Civil Code (Burgerlijk Wetboek, BW), ang bawat direktor ng isang BV ay magkasama at magkakahiwalay na mananagot, kasama ang kumpanya, para sa mga legal na gawain na nagbibigkis sa kumpanya sa panahon bago ito mairehistro. Ang Artikulo 2:69 BW ay naglalaman ng katulad na tuntunin para sa NV. Ang pinakaligtas na hakbang ay maghintay na may mga pangunahing kontrata hanggang sa ang kumpanya ay nasa rehistro. Magbasa nang higit pa tungkol sa kung kailan ang mga direktor ng isang Dutch BV ay personal na mananagot.

Kung hindi ka nakatira sa Netherlands

Para magparehistro bilang isang sole proprietor o direktor, kailangan mo ng citizen service number (burgerservicenummer, BSN). Kung nakatira ka sa Netherlands, matatanggap mo ito kapag nagparehistro ka sa iyong munisipalidad. Kung nakatira ka sa ibang bansa o nananatili nang wala pang apat na buwan, maaari kang magparehistro sa Non-residents Records Database (Registratie Niet-ingezetenen, RNI) at makatanggap ng BSN sa ganoong paraan.

Kung nakatira ka sa ibang bansa, hihilingin sa iyo ng KvK na magdala ng orihinal na sipi mula sa rehistro ng populasyon ng iyong bansang tinitirhan na nagpapakita ng iyong address. Kung nakatira ka sa labas ng EU, ang sipi na iyon ay dapat ding gawing legal bago ang iyong appointment.

Ang pagpaparehistro sa KvK ay hindi nagbibigay sa iyo ng karapatang manirahan o magtrabaho sa Netherlands. Ang mga mamamayan ng EU, EEA, at Switzerland ay hindi nangangailangan ng permit sa paninirahan at maaaring magtrabaho rito nang malaya, gayundin bilang mga negosyanteng self-employed. Ang ibang mga mamamayan ay karaniwang nangangailangan ng permit sa paninirahan para sa mga taong self-employed (verblijfsvergunning zelfstandige) mula sa Immigration and Naturalisation Service (IND) . Ang Netherlands Enterprise Agency (RVO) ay nagbibigay ng marka sa iyong aplikasyon batay sa personal na karanasan, sa iyong plano sa negosyo, at sa dagdag na halaga para sa Netherlands. Ang pagpaparehistro sa KvK ay isa sa mga kondisyon. Ang mga mamamayan ng Estados Unidos at Japan ay maaaring umasa sa mga espesyal na kasunduan sa kalakalan na may iba't ibang kundisyon.

Dapat ding asahan ng mga hindi residenteng negosyante ang mas maraming tanong mula sa mga bangko, na nagpapatupad ng mahigpit na mga patakaran sa due diligence ng customer sa ilalim ng Anti-Money Laundering and Anti-Terrorist Financing Act (Wwft). Ang aming gabay sa pagtatatag ng isang Dutch BV kasama ang mga dayuhang shareholder ay sumasaklaw sa mga hakbang nang mas detalyado.

Anong impormasyon ang nasa rehistro, at ano ang pampubliko?

Itinatala ng rehistro ang pagkakakilanlan ng negosyo, ang legal na anyo nito, ang address at mga aktibidad nito, at ang mga taong nagpapatakbo at kumakatawan dito. Karamihan sa mga ito ay pampubliko, ngunit ang mga address ng bahay ng mga taong nakarehistro ay pinoprotektahan.

Para sa bawat negosyo, ang rehistro ay naglalaman ng mga sumusunod na detalye:

• ang numero ng KvK, na may walong digit, at para sa bawat establisyimento ay isang hiwalay na labindalawang digit na numero ng sangay (vestigingsnummer); ang mga legal na entidad ay mayroon ding RSIN, na ginagamit ng Belastingdienst;
• ang mga pangalan ng kalakalan, ang legal na anyo at ang petsa ng pagsisimula;
• ang adres ng negosyo at, kung naiiba, ang adres ng koreo;
• isang paglalarawan ng mga aktibidad at ang mga katugmang kodigo ng SBI;
• ang bilang ng mga empleyado;
• ang mga direktor, kasosyo at iba pang mga opisyal, at sinumang awtorisadong kinatawan (mga tagapamahala ng hukuman), kabilang ang mga limitasyon sa kanilang awtoridad.

Simula Enero 1, 2022, ang mga tirahan ng mga taong nakalista sa rehistro, tulad ng mga direktor, ay hindi na nakikita ng publiko. Para sa isang sole proprietor na nagtatrabaho mula sa bahay, ang tirahan ay siya ring tirahan ng negosyo at samakatuwid ay pampubliko. Maaaring protektahan ito ng isang sole proprietor sa ilang mga kaso, halimbawa sa pamamagitan ng paggamit ng hiwalay na postal address o sa pamamagitan ng pagpapakita ng isang konkretong banta.

Ang pampublikong pagpaparehistro ay nakakaakit din ng maling paggamit. Regular na nakatatanggap ang mga negosyo ng mga liham o email na mukhang opisyal na mga invoice ng KvK, ngunit nagmumula sa mga pribadong kumpanya na nag-aalok ng listahan sa isang komersyal na direktoryo. Ang KvK ay hindi nagpapadala ng mga kahilingan sa pagbabayad para sa isang entry sa isang direktoryo, kaya suriin ang nagpadala bago ka magbayad. Maaari mo ring hilingin sa KvK na magtala ng isang tagapagpahiwatig na hindi pagpapadala ng koreo, na nagpapahiwatig na ayaw mong makatanggap ng hindi hinihinging direktang marketing sa pamamagitan ng koreo o mga pagbisita sa bahay-bahay batay sa iyong mga rehistradong detalye.

Bakit mahalaga ang legal na pagpaparehistro?

Maaaring umasa ang mga ikatlong partido sa kung ano ang nakasaad sa rehistro. Ang isang negosyong hindi nakapagrehistro ng isang katotohanan na dapat sana ay nakarehistro ay hindi maaaring, bilang isang patakaran, ipagtanggol ang katotohanang iyon laban sa isang taong hindi nakakaalam nito.

Ito ang pampublikong epekto ng rehistro, na nakasaad sa Artikulo 25 at 26 ng Business Register Act 2007. Ipagpalagay na ang isang direktor ay tinanggal sa trabaho, ngunit ang pagbabago ay hindi naiulat sa KvK. Ang isang supplier na pumirma ng kontrata sa dating direktor na iyon, batay sa rehistro, ay maaaring sa prinsipyo ay pigilan ang kumpanya sa kontratang iyon. Ganito rin ang naaangkop sa mga limitasyon sa awtoridad ng isang awtorisadong kinatawan. Kung ang mga limitasyong iyon ay hindi nakarehistro, ang kumpanya sa pangkalahatan ay hindi maaaring gamitin ang mga ito laban sa isang katapat na walang alam tungkol sa mga ito.

Ang pagpaparehistro ay tumutukoy din kung ano ang dapat mong ipakita sa labas ng mundo. Sa ilalim ng Business Register Decree 2008, ang iyong KvK number ay dapat lumitaw sa iyong mga sulat, kumpirmasyon ng order, at mga invoice. Kung nagbebenta ka online, hinihiling ng Artikulo 3:15d BW na ipakita rin ng iyong website ang numero ng rehistro ng iyong negosyo. Dapat ding isaad ng isang BV o NV ang buong pangalan, legal na anyo, at rehistradong opisina nito.

Para sa iyong mga katapat, ang rehistro ang unang lugar para suriin kung sino ang kanilang katransaksyon. Ang isang entry ay hindi nagpapatunay na ang isang negosyo ay may kakayahang magbayad o maaasahan. Ipinapakita nito kung umiiral ang negosyo, kung saan ito itinatag at kung sino ang maaaring pumirma para dito.

Paano mo susuriin ang isang kasosyo sa negosyo sa rehistro?

Hanapin ang rehistro sa website ng KvK ayon sa pangalan, numero ng KvK o address. Libre ang mga pangunahing detalye; para sa anumang may legal o pinansyal na kahalagahan, umorder ng opisyal na sipi (uittreksel).

Ipinapakita ng libreng paghahanap ang pangalan, numero ng KvK, address at mga aktibidad. Sapat na iyon upang kumpirmahin na mayroong negosyo at ang mga detalye nito ay tumutugma sa invoice o kontrata na nasa harap mo. Hindi nito ipinapakita ang lahat. Inililista ng bayad na sipi ang mga opisyal at ang kanilang awtoridad, at ipinapakita nito kung ang kumpanya ay idineklarang bangkarota o binigyan ng suspensyon ng mga pagbabayad. Ang sipi ay ang dokumentong hinihingi ng mga bangko, notaryo at korte, at ito ang patunay na dapat asahan bago ka pumirma ng isang mahalagang kontrata.

Sa pagsasagawa, ang isang mabilis na pagsusuri ay maaaring maiwasan ang mga magastos na pagkakamali. Ang isang mamimili na malapit nang pumirma sa isang malaking kasunduan sa suplay ay maaaring makita kung ang taong nasa kabilang mesa ay nakarehistro bilang isang direktor o awtorisadong kinatawan, at kung may mga limitasyon sa awtoridad na iyon. Kung ang tao ay hindi nakalista, humingi ng nakasulat na power of attorney bago ka pumirma. Para sa angkop na pagsusuri sa isang mas malaking transaksyon, ang rehistro ay panimulang punto lamang. Ang mga taunang account na isinampa sa KvK, mga talaan ng insolvency at mga hatol ng korte ay kumukumpleto sa larawan.

Dapat ding irehistro ng mga legal na entidad ang kanilang mga ultimate beneficial owner (UBO) sa UBO register, na itinatago ng KvK. Simula ng hatol ng Court of Justice ng European Union noong Nobyembre 22, 2022, ang rehistrong ito ay hindi na bukas sa publiko; ang access ay limitado lamang sa mga awtoridad at partido na may lehitimong interes, tulad ng mga institusyong napapailalim sa Wwft. Ipinapaliwanag ng aming gabay sa UBO register kung sino ang dapat magparehistro at paano.

Aling SBI code ang dapat mong piliin?

Ang SBI code (Standaard Bedrijfsindeling) ay isang statistical code na naglalarawan sa iyong mga aktibidad sa negosyo. Itinatalaga ito ng KvK batay sa iyong paglalarawan, kasama ang isang pangunahing aktibidad at, kung saan nauugnay, isa o higit pang pangalawang aktibidad.

Ang iyong pangunahing aktibidad ay dapat na siyang bumubuo ng pinakamalaking kita. Ang isang software developer na gumagawa rin ng graphic design ay ililista ang software development bilang pangunahing aktibidad at ang disenyo bilang pangalawang aktibidad. Ilarawan nang konkreto ang iyong mga aktibidad sa registration form, dahil ang KvK ay kumukuha ng code mula sa iyong isinusulat.

Ang kodigo ng SBI ay isang klasipikasyon, hindi isang lisensya. Hindi nito mismo ang nagpapasya kung aling kasunduan sa kolektibong paggawa (CAO) ang naaangkop, kung dapat ka bang sumali sa isang mandatoryong pondo ng pensiyon sa industriya, o kung aling mga permit ang kailangan mo. Ang mga tanong na iyon ay nakadepende sa mga aktibidad na aktwal mong isinasagawa. Gayunpaman, ginagamit ng mga organisasyon ang kodigo bilang panimulang punto. Maaaring tingnan muna ito ng mga pondo ng pensiyon, mga tagaseguro, mga tagapagbigay ng subsidy, at mga ahensya ng istatistika. Samakatuwid, ang isang hindi tumpak na kodigo ay maaaring humantong sa mga katanungan o pagkaantala, at dapat mo itong itama kapag nagbago ang iyong mga aktibidad.

Aling legal na anyo ang angkop para sa iyong negosyo?

Ang legal na anyo ang nagtatakda kung sino ang mananagot sa mga utang ng negosyo, kung paano ito binubuwisan at kung aling mga pormalidad ang naaangkop. Karamihan sa maliliit na negosyo ay nagsisimula bilang isang sole proprietorship; karamihan sa mga negosyong gustong limitahan ang pananagutan o kumuha ng mga mamumuhunan ay pumipili ng isang BV.

Ang isang sole proprietorship ay simple at mura itatag, ngunit ikaw ay personal na mananagot para sa lahat ng utang sa negosyo gamit ang iyong mga pribadong asset. Ang parehong walang limitasyong pananagutan ay naaangkop sa mga kasosyo sa isang VOF. Ang isang BV ay isang hiwalay na legal na entity. Ang mga shareholder nito ay sa prinsipyo ay hindi mananagot para sa mga utang nito na lampas sa kanilang kontribusyon. Ang mga direktor ay maaaring personal na mananagot sa mga partikular na sitwasyon, halimbawa pagkatapos ng malubhang maling pamamahala o sa isang pagkabangkarote na dulot ng hindi wastong pamamahala.

Simula noong Oktubre 1, 2012, walang kinakailangang minimum na kapital para sa isang BV. Ang kumpanya ay nangangailangan ng kahit isang share na may mga karapatan sa pagboto na hawak ng ibang tao maliban sa kumpanya mismo. Ang isang share ay maaaring magkaroon ng napakababang nominal na halaga, tulad ng isang sentimo. Ang pagkakaroon ng kaunting kapital ay hindi labag sa batas, ngunit hindi rin nito pinoprotektahan ang mga direktor. Sa ilalim ng Artikulo 2:216 BW, maaari lamang aprubahan ng mga direktor ang isang pamamahagi sa mga shareholder kung ang kumpanya ay maaaring magpatuloy sa pagbabayad ng mga utang nito pagkatapos. Maaari silang managot kung aprubahan nila ang isang pamamahagi na nagpapahirap dito.

Ang isang NV ay nangangailangan ng minimum na inisyung kapital na 45,000 euros sa ilalim ng Artikulo 2:67 BW. Ang mga bahagi nito ay maaaring nakalista sa isang stock exchange. Ang NV ay pangunahing ginagamit ng malalaking kumpanya at mga nakalistang grupo. Para sa halos bawat start-up, scale-up o negosyo ng pamilya, ang isang BV ay nagbibigay ng proteksyon at kakayahang umangkop na kinakailangan. Ang mga kahihinatnan sa buwis ng pagpili ay dapat talakayin sa isang tagapayo sa buwis.

Ano ang dapat mong ayusin pagkatapos ng pagpaparehistro?

Pagkatapos ng pagpaparehistro, ipapasa ng KvK ang iyong mga detalye sa Belastingdienst, kaya hindi mo na kailangang magparehistro para sa buwis nang hiwalay sa karamihan ng mga kaso. Pagkatapos ay aayusin mo ang iyong mga numero ng buwis, isang bank account para sa negosyo, at ang iyong administrasyon.

Kung tinatrato ka ng Belastingdienst bilang isang negosyante para sa VAT, makakatanggap ka ng dalawang numero sa pamamagitan ng koreo. Ang VAT identification number (btw-identificatienummer) ay makikita sa iyong mga invoice at ginagamit sa mga pakikitungo sa mga negosyo sa ibang mga bansa sa EU. Ang turnover tax number (omzetbelastingnummer) ay para sa iyong sariling pakikipag-ugnayan sa Belastingdienst, halimbawa kapag naghain ka ng mga VAT return. Karamihan sa mga negosyo ay naghain ng mga VAT return bawat quarter. Ang isang BV ay dapat ding maghain ng taunang corporate income tax return (vennootschapsbelasting). Hindi kami nagpapayo tungkol sa pagbubuo ng buwis; maaaring i-set up ng isang accountant o tagapayo sa buwis ang iyong administrasyon at mga paghahain ng buwis.

Ang isang BV ay nangangailangan ng sarili nitong business bank account, na hiwalay sa mga pribadong account ng mga shareholder at direktor. Ang mga bangko ay naglalapat ng customer due diligence sa ilalim ng Wwft at karaniwang hihingi ng sipi mula sa rehistro, ang deed of incorporation at mga artikulo ng asosasyon, mga dokumento ng pagkakakilanlan ng mga direktor, at impormasyon tungkol sa mga UBO at ang pinagmumulan ng mga pondo. Asahan na mas matagal ang proseso kung ang mga direktor o shareholder ay nakatira sa ibang bansa.

Magtatag ng maayos na sistema ng bookkeeping mula sa simula. Sa ilalim ng Artikulo 2:10 BW, ang lupon ng isang legal na entidad ay dapat magtago ng mga talaan ng posisyon sa pananalapi nito, at ang parehong tungkulin ay naaangkop sa mga nag-iisang may-ari sa ilalim ng Artikulo 3:15i BW. Dapat mong itago ang mga talaang ito sa loob ng pitong taon (Artikulo 2:10(3) at Artikulo 3:15i(3) BW); sa ilalim ng mga patakaran sa buwis, ang datos sa hindi natitinag na ari-arian ay dapat itago sa loob ng sampung taon. Sa isang pagkabangkarote, ang hindi pagtago ng wastong mga talaan ay maaaring humantong sa personal na pananagutan ng mga direktor. Para sa higit pa tungkol sa mga unang praktikal na hakbang, tingnan ang aming artikulo kung paano magsimula ng negosyo sa Netherlands.

Paano kung ikaw ay isang dayuhang kumpanya o kumukuha ng mga tauhan?

Ang isang dayuhang kumpanya na may sangay sa Netherlands ay dapat magparehistro ng sangay na iyon sa KvK. Ang isang dayuhang negosyo na walang anumang establisyimento dito ay hindi nakarehistro sa KvK, bagama't maaari pa rin itong magkaroon ng mga obligasyon sa Dutch VAT.

Kapag ang isang dayuhang kumpanya ay nagbukas ng sangay (nevenvestiging) sa Netherlands, itinatala ng rehistro ang dayuhang kumpanya, ang mga detalye ng pagpaparehistro nito sa bansang pinagmulan nito, at ang mga taong maaaring kumatawan dito sa Netherlands. Ang parehong mga patakaran sa pampublikong epekto ay nalalapat: Ang mga katapat na Dutch ay maaaring umasa sa kung ano ang nakarehistro tungkol sa sangay. Ang isang negosyo na nagbebenta lamang sa mga customer na Dutch mula sa ibang bansa, na walang opisina o kawani dito, ay hindi kinakailangang magparehistro sa KvK. Kung dapat ba itong magparehistro para sa VAT sa Netherlands ay isang hiwalay na tanong para sa Belastingdienst.

Kapag kumuha ka na ng mga tauhan, dapat kang magparehistro bilang employer sa Belastingdienst para sa mga buwis sa payroll (loonheffingen). Ito ay isang hiwalay na hakbang, na hindi sakop ng rehistrasyon ng KvK. Bilang isang employer, ikaw rin ang mananagot sa mga obligasyon sa mga may sakit na empleyado at sa ilalim ng Working Conditions Act (Arbeidsomstandighedenwet).

Aling mga pagbabago ang dapat mong iulat, at kailan?

Dapat mong iulat ang mga pagbabago sa KvK sa loob ng isang linggo. Para sa mga BV, NV at iba pang legal na entidad, ang mga taunang account ay dapat ding ihain bawat taon.

Kabilang sa mga pagbabagong dapat iulat ang isang bagong address ng negosyo, isang pagbabago sa mga aktibidad, isang bago o binagong pangalan ng kalakalan, at ang paghirang o pag-alis ng isang direktor, kasosyo o awtorisadong kinatawan. Maraming mga pagbabago ang maaaring iulat online; ang ilan ay nangangailangan ng isang form na may mga lagda o isang notarial deed, halimbawa isang susog sa mga artikulo ng asosasyon. Iulat ang isang pagbabago sa oras, hindi lamang dahil ito ay isang legal na tungkulin, kundi pati na rin dahil sa pampublikong epekto na inilarawan sa itaas. Ang isang dating direktor na nakarehistro pa rin ay maaaring magbigkis sa kumpanya sa mga ikatlong partido na umaasa sa rehistro.

Ang isang BV o NV ay dapat maghanda ng mga taunang account. Sa ilalim ng Artikulo 2:210 BW, pinagtitibay ito ng pangkalahatang pagpupulong sa loob ng limang buwan pagkatapos ng pagtatapos ng taon ng pananalapi, isang panahon na maaaring pahabain nang hanggang limang buwan. Sa ilalim ng Artikulo 2:394 BW, dapat itong ihain ng kumpanya sa KvK sa loob ng walong araw mula sa pagtitibay, at sa anumang pagkakataon sa loob ng labindalawang buwan pagkatapos ng pagtatapos ng taon ng pananalapi. Ang maliliit at micro na kumpanya ay maaaring maghain ng pinaikling bersyon. Ang hindi paghahain ay isang pagkakasala sa ekonomiya at, sa isang pagkabangkarote, ay humahantong sa legal na pagpapalagay na hindi wastong ginampanan ng mga direktor ang kanilang mga tungkulin (Artikulo 2:248(2) BW). Magbasa nang higit pa tungkol sa pananagutan ng mga direktor.

Kapag itinigil mo ang iyong negosyo, dapat mo itong alisin sa rehistro. Maaaring alisin sa rehistro ng isang sole proprietor ang isang BV sa KvK; ang isang BV ay binubuwag at, kapag ang mga ari-arian nito ay na-wound up na, aalisin sa rehistro.

Maaari ka bang magparehistro sa isang virtual office address?

Oo, pero kung makontak ka talaga at makakapagnegosyo ka doon. Sinusuri ng KvK kung ang isang address ay isang tunay na lugar ng negosyo at maaaring tumanggi o mag-alis ng isang address na nagsisilbi lamang bilang isang letterbox.

Dati, ang mga virtual office address ay ginagamit ng mga kumpanyang walang totoong aktibidad sa address na iyon. Ngayon, ang KvK ay nagtatanong kapag ang isang negosyo ay nagrerehistro sa naturang address. Hindi mo kailangang naroroon araw-araw, ngunit dapat ay makapagtrabaho ka doon at makontak ka roon kapag kinakailangan, halimbawa dahil maaari kang gumamit ng mesa o meeting room. Ang isang negosyong itinatag sa ibang bansa at walang totoong presensya sa Netherlands ay hindi dapat gumamit ng Dutch service address bilang lugar ng negosyo nito. Kung tatanggihan o aalisin ng KvK ang iyong address, iyon ay isang desisyon sa ilalim ng General Administrative Law Act (Algemene wet bestuursrecht, Awb). Maaari kang maghain ng pagtutol (bezwaar) sa KvK sa loob ng anim na linggo, sa ilalim ng Artikulo 6:7 Awb, at mag-apela sa administrative court kung ang pagtutol ay tinanggihan.

Magkano ang halaga ng pagpaparehistro?

Naniningil ang KvK ng minsanang bayad sa pagpaparehistro, na sisingilin pagkatapos ng pagpaparehistro. Walang taunang bayad para sa pagiging nasa rehistro.

Inaayos ng KvK ang bayarin bawat taon; ang kasalukuyang halaga ay makikita sa website ng KvK. Para sa isang BV o NV, ang notaryo ang naniningil para sa deed of incorporation. Ang mga bayaring iyon ay hindi nakapirmi at nakadepende sa notaryo at sa kasalimuotan ng istruktura, halimbawa ang bilang ng mga shareholder at mga espesyal na klase ng share. Humingi ng quote sa higit sa isang notaryo. Ang mga sipi mula sa rehistro ay sinisingil bawat dokumento.

Ano ang dapat mong suriin bilang isang may-ari ng negosyo?

Karamihan sa mga problema sa rehistro ay nagmumula sa mga detalyeng hindi kailanman na-update. Suriin ang mga puntong ito kapag nagparehistro ka at bawat taon pagkatapos nito.

• Magparehistro nang hindi mas maaga sa isang linggo bago at hindi lalampas sa isang linggo pagkatapos mong magsimula.
• Suriin ang Handelsregister para sa mga katulad na pangalan ng kalakalan sa iyong rehiyon at sektor bago ka pumili ng sa iyo.
• Ilagay ang iyong KvK number sa iyong mga invoice, sulat, at website (Artikulo 3:15d BW).
• Mag-ulat ng bagong address, direktor o awtorisadong kinatawan sa KvK sa loob ng isang linggo.
• Para sa isang BV o NV, isumite ang taunang mga account nang hindi lalampas sa labindalawang buwan pagkatapos ng katapusan ng taon ng pananalapi.
• Huwag magbayad ng invoice para sa isang "register listing" hangga't hindi mo natitiyak na talagang galing ito sa KvK.

Ano ang dapat mong suriin bilang isang katapat?

Sinasabi sa iyo ng rehistro kung sino ang iyong katransaksyon, ngunit tanging ang opisyal na sipi lamang ang may bigat ng ebidensya. Bago ang isang mahalagang kontrata, suriin ang mga sumusunod.

• Umorder ng opisyal na sipi (uittreksel) at ihambing ang pangalan, numero ng KvK at address sa kontrata o invoice.
• Tiyakin na ang taong lumagda ay rehistrado bilang isang direktor o awtorisadong kinatawan, at tandaan ang anumang mga limitasyon sa awtoridad na iyon.
• Suriin ang sipi para sa pagkabangkarote o pagsuspinde ng mga pagbabayad.
• Humingi ng nakasulat na power of attorney kung ang lumagda ay wala sa rehistro.
• Para sa mas malaking kasunduan, suriin din ang mga taunang account na inihain sa KvK.

Ano ang maitutulong namin sa iyo sa pagpaparehistro sa KvK?

Pinapayuhan ng aming mga abogado sa korporasyon ang mga negosyanteng Dutch at internasyonal tungkol sa rehistro at sa istruktura sa likod nito.

• Nagbibigay kami ng payo tungkol sa legal na anyo, sole proprietorship, VOF o BV, at ang pananagutang kaakibat ng bawat isa.
• Kami ang bumubuo ng mga artikulo ng asosasyon at kinokontrol ang pagsasama ng korporasyon kasama ang notaryo ng batas sibil.
• Sinusuri namin ang katas ng isang katapat at ang awtoridad ng taong pumirma bago ka pumirma ng isang kontrata.
• Pinapayuhan namin ang mga direktor tungkol sa kanilang pananagutan bago ang pagpaparehistro sa ilalim ng Artikulo 2:180(2) BW at pagkatapos ng nahuling paghahain ng mga taunang account.
• Isinusulat namin ang pagtutol (bezwaar) laban sa desisyon ng KvK sa iyong address sa loob ng anim na linggong palugit.
• Ang aming mga abugado sa pagtatrabaho gumawa ng mga kontrata sa pagtatrabaho kapag kumuha ka na ng mga tauhan.

Buod

• Halos bawat negosyo at bawat legal na entidad ng Netherlands ay dapat na nakarehistro sa KvK, mula isang linggo bago ang operasyon hanggang isang linggo pagkatapos ng pagsisimula.
• Ang mga sole proprietor at partnership ay nagpaparehistro sa isang appointment sa KvK; ang isang BV o NV ay nakarehistro sa notaryo, at ang mga direktor ay personal na mananagot para sa mga kilos bago ang pagpaparehistro (Artikulo 2:180 BW).
• Maaaring umasa ang mga ikatlong partido sa rehistro, kaya ang mga hindi naiulat na pagbabago ay maaaring magbigkis sa iyong negosyo (Artikulo 25 at 26 ng Business Register Act 2007).
• Iulat ang mga pagbabago sa loob ng isang linggo at, para sa isang BV o NV, isumite ang mga taunang account nang hindi lalampas sa labindalawang buwan pagkatapos ng katapusan ng taon ng pananalapi.
• Suriin ang isang katapat gamit ang isang opisyal na sipi bago ka pumirma ng isang mahalagang kontrata.

Mga madalas itanong