Mga file ng tauhan: gaano katagal mo maaaring panatilihin ang data?

Mga file ng tauhan: gaano katagal mo maaaring panatilihin ang data?

Pinoproseso ng mga employer ang maraming data sa kanilang mga empleyado sa paglipas ng panahon. Ang lahat ng data na ito ay naka-imbak sa isang file ng tauhan. Ang file na ito ay naglalaman ng mahalagang personal na data at, para sa kadahilanang ito, ito ay mahalaga na ito ay tapos na ligtas at tama. Gaano katagal pinapayagan ang mga employer (o, sa ilang kaso, kinakailangan) na panatilihin ang data na ito? Sa blog na ito, maaari kang magbasa ng higit pa tungkol sa legal na panahon ng pagpapanatili ng mga file ng tauhan at kung paano haharapin ito.

Ano ang file ng tauhan?

Tulad ng nabanggit sa itaas, ang isang tagapag-empleyo ay madalas na humarap sa data ng tauhan ng mga empleyado nito. Ang data na ito ay dapat na maayos na nakaimbak at pagkatapos ay sirain. Ginagawa ito sa pamamagitan ng file ng tauhan. Kabilang dito ang mga detalye ng pangalan at address ng (mga) empleyado, mga kontrata sa pagtatrabaho, mga ulat sa pagganap, atbp. Ang data na ito ay dapat sumunod sa mga kinakailangan na sumusunod sa mga regulasyon ng AVG, at dapat na panatilihin sa isang tiyak na tagal ng panahon.

(Kung gusto mong malaman kung natutugunan ng iyong file ng tauhan ang mga kinakailangan ng AVG, tingnan ang aming checklist ng AVG file ng tauhan. dito)

Pagpapanatili ng data ng empleyado

Ang AVG ay hindi nagbibigay ng mga partikular na panahon ng pagpapanatili para sa personal na data. Walang direktang sagot sa panahon ng pagpapanatili ng isang file ng tauhan, dahil binubuo ito ng iba't ibang uri ng (personal) na data. Nalalapat ang ibang panahon ng pagpapanatili sa bawat kategorya ng data. Nakakaapekto rin ito kung ang tao ay empleyado pa rin, o umalis na sa trabaho.

Mga kategorya ng mga panahon ng pagpapanatili

Gaya ng nakasaad sa itaas, may iba't ibang panahon ng pagpapanatili na nauugnay sa pagpapanatili ng personal na data sa isang file ng tauhan. Mayroong dalawang pamantayan na dapat isaalang-alang, ito ay kung ang isang empleyado ay nagtatrabaho pa rin, o umalis sa trabaho. Ipinapakita ng sumusunod kung kailan dapat sirain ang ilang partikular na data, o sa halip ay panatilihin.

Kasalukuyang file ng tauhan

Walang nakatakdang panahon ng pagpapanatili para sa data na nasa kasalukuyang file ng tauhan ng isang empleyado na nagtatrabaho pa rin. Ang AVG ay nagpapataw lamang ng obligasyon sa mga employer na panatilihing 'upto date' ang mga file ng tauhan. Nangangahulugan ito na ang employer mismo ay obligado na magtakda ng isang deadline para sa pana-panahong pagsusuri ng mga file ng tauhan at pagkasira ng hindi napapanahong data.

Mga detalye ng aplikasyon

Ang data ng aplikasyon na may kaugnayan sa isang aplikante na hindi natanggap ay dapat sirain sa loob ng maximum na 4 na linggo pagkatapos ng pagtatapos ng pamamaraan ng aplikasyon. Ang data tulad ng motibasyon o liham ng aplikasyon, CV, pahayag sa pag-uugali, pakikipag-ugnayan sa aplikante ay nasa ilalim ng kategoryang ito. Sa pahintulot ng aplikante, posibleng panatilihin ang data sa loob ng humigit-kumulang 1 taon.

Proseso ng muling pagsasama

Kapag nakumpleto ng isang empleyado ang isang proseso ng muling pagsasama at bumalik sa kanyang trabaho, nalalapat ang maximum na panahon ng pagpapanatili na 2 taon pagkatapos makumpleto ang muling pagsasama. May pagbubukod dito kapag ang employer ay self-insurer. Sa sitwasyong iyon, nalalapat ang panahon ng pagpapanatili na 5 taon.

Pinakamataas na 2 taon pagkatapos ng pagtatapos ng trabaho

Pagkatapos umalis sa trabaho ang isang empleyado, ang karamihan ng (personal) na data sa file ng tauhan ay sasailalim sa panahon ng pagpapanatili ng hanggang 2 taon.

Kasama sa kategoryang ito ang:

  • Mga kontrata sa pagtatrabaho at mga pagbabago dito;
  • Korespondensiya na may kaugnayan sa pagbibitiw;
  • Mga ulat ng mga pagtatasa at pagsusuri sa pagganap;
  • Korespondensiya na may kaugnayan sa promosyon/demotion;
  • Korespondensya sa sakit mula sa UWV at doktor ng kumpanya;
  • Mga ulat na nauugnay sa Gatekeeper Improvement Act;
  • Mga Kasunduan sa pagiging miyembro ng Works Council;
  • Kopya ng sertipiko.

Hindi bababa sa 5 taon pagkatapos ng pagtatapos ng trabaho

Ang ilang data ng file ng tauhan ay napapailalim sa isang 5-taong panahon ng pagpapanatili. Samakatuwid, obligado ang employer na panatilihin ang mga datos na ito sa loob ng 5 taon pagkatapos umalis ang empleyado sa trabaho. Ito ang mga sumusunod na datos:

  • Mga pahayag ng buwis sa payroll;
  • Kopya ng dokumento ng pagkakakilanlan ng empleyado;
  • Data ng etnisidad at pinagmulan;
  • Data na nauugnay sa mga buwis sa payroll.

Ang mga datos na ito ay dapat na itago nang hindi bababa sa limang taon, kahit na ang mga ito ay palitan ng mga bagong pahayag sa file ng tauhan.

Hindi bababa sa 7 taon pagkatapos ng pagtatapos ng trabaho

Susunod, ang employer ay mayroon ding tinatawag na 'tax retention obligation'. Ito ay nag-oobliga sa employer na panatilihin ang lahat ng mga pangunahing rekord sa loob ng 7 taon. Kaya kabilang dito ang pangunahing data, mga garnishment sa sahod, mga talaan ng payroll at mga kasunduan sa suweldo.

Nag-expire na panahon ng pagpapanatili?

Kapag nag-expire na ang maximum na panahon ng pagpapanatili ng data mula sa file ng tauhan, hindi na maaaring gamitin ng employer ang data. Ang data na ito ay dapat na sirain.

Kapag ang pinakamababang panahon ng pagpapanatili ay nag-expire na, ang employer maaari sirain ang data na ito. Nalalapat ang isang pagbubukod kapag ang isang minimum na panahon ng pagpapanatili ay nag-expire at ang empleyado ay humiling na sirain ang data.

Mayroon ka bang mga tanong tungkol sa mga panahon ng pagpapanatili ng file ng kawani o mga panahon ng pagpapanatili para sa iba pang data? Kung gayon, mangyaring makipag-ugnayan sa amin. Ang aming mga abugado sa pagtatrabaho ay magiging masaya na tulungan ka!

Law & More