Bilang isang tagapag-empleyo, mahalagang maimbak nang maayos ang data ng iyong mga empleyado. Sa paggawa nito, obligado kang panatilihin ang mga talaan ng tauhan ng personal na data ng mga empleyado. Kapag nag-iimbak ng naturang data, ang Privacy Act General Data Protection Regulation (AVG) at ang Implementation Act General Data Protection Regulation (UAVG) ay dapat isaalang-alang. Ang AVG ay nagpapataw ng mga obligasyon sa employer kaugnay ng pagproseso ng personal na data. Sa pamamagitan ng checklist na ito, malalaman mo kung ang iyong mga file ng tauhan ay sumusunod sa mga kinakailangan.
- Anong data ang maaaring iproseso sa isang file ng tauhan?
Ang pangunahing tuntunin na sinusunod ay ang data lamang na kailangan para sa layunin ng file ng tauhan ang maaaring isama: ang wastong pagganap ng kontrata sa pagtatrabaho sa empleyado.
Sa anumang kaso, pananatilihin ang 'ordinaryong' personal na data tulad ng:
- Pangalan;
- Address;
- Araw ng kapanganakan;
- Kopya ng passport/identity card;
- Numero ng BSN
- Nilagdaan ang kontrata sa pagtatrabaho kabilang ang mga tuntunin at kundisyon ng pagtatrabaho at mga annexes;
- Data ng performance at development ng empleyado, gaya ng mga ulat sa pagtatasa.
Maaaring piliin ng mga employer na palawakin ang file ng tauhan upang isama ang iba pang data tulad ng mga personal na tala ng employer, isang talaan ng pagliban, mga reklamo, mga babala, mga talaan ng mga panayam at iba pa.
Bilang isang tagapag-empleyo, mahalagang i-update ang data na ito nang regular upang ituloy ang kawastuhan at katumpakan kaugnay ng mga legal na panahon ng pagpapanatili.
- Kailan maaaring iproseso ang 'ordinaryong' personal na data sa isang file ng tauhan?
Dapat isaalang-alang ng employer kung kailan at anong 'ordinaryong' personal na data ang maaaring itago sa file ng tauhan. Sa ilalim ng Artikulo 6 AVG, maaaring mag-imbak ang mga employer ng 'ordinaryong' personal na data sa file ng tauhan sa pamamagitan ng 6 na dahilan. Kabilang sa mga kadahilanang ito ang:
- Ang empleyado ay nagbigay ng pahintulot sa pagproseso;
- Ang pagpoproseso ay kinakailangan para sa pagpapatupad ng kasunduan sa empleyado (pagtatrabaho);
- Ang pagpoproseso ay kailangan dahil sa isang legal na obligasyon na nauukol sa employer (tulad ng pagbabayad ng mga buwis at mga kontribusyon);
- Ang pagpoproseso ay kinakailangan upang protektahan ang mahahalagang interes ng empleyado o ng ibang natural na tao (isang halimbawa ay gumaganap kapag ang matinding panganib ay nalalapit ngunit ang empleyado ay walang kakayahan sa pag-iisip na magbigay ng pahintulot);
- Ang pagproseso ay kinakailangan para sa pampublikong interes/pampublikong kaayusan;
- Ang pagpoproseso ay kinakailangan upang matugunan ang mga lehitimong interes ng employer o ikatlong partido (maliban kung ang mga interes ng empleyado ay mas malaki kaysa sa mga lehitimong interes ng employer).
- Anong data ang hindi dapat iproseso sa isang file ng tauhan?
Bukod sa 'normal' na data na kasama sa file, mayroon ding data na (normal) ay hindi dapat isama dahil sila ay partikular na sensitibo sa kalikasan. Ito ang mga 'espesyal' na data at kasama ang:
- Paniniwala;
- Orientasyong sekswal;
- Lahi o etnisidad;
- Medikal na data (kabilang ang kapag kusang ibinigay ng empleyado).
Ang 'Espesyal' na data ay maaari lamang iimbak sa ilalim ng AVG sa 10 pagbubukod. Ang pangunahing 3 pagbubukod ay ang mga sumusunod:
- Ang empleyado ay nagbigay ng tahasang pahintulot sa pagproseso;
- Pinoproseso mo ang personal na data na ang empleyado mismo ay sadyang isiniwalat;
- Ang pagproseso ay kinakailangan para sa isang nangingibabaw na interes ng publiko (kinakailangan ang isang legal na batayan ng Dutch para magamit ito).
- Mga hakbang sa seguridad ng file ng tauhan
Sino ang pinapayagang makita ang file ng tauhan?
Ang file ng tauhan ay maaari lamang matingnan ng mga tao kung kanino kinakailangan ang pag-access upang maisagawa ang trabaho. Kabilang sa mga taong ito, halimbawa, ang employer at mga empleyado ng departamento ng HR. Ang mismong empleyado ay may karapatan din na makita ang file ng kanyang mga tauhan at baguhin ang maling impormasyon.
Mga kinakailangan sa seguridad para sa file
Bukod dito, mahalagang isaalang-alang na ang AVG ay nagpapataw ng mga kinakailangan sa digital o papel na imbakan ng mga file ng tauhan. Bilang isang tagapag-empleyo, obligado kang gumawa ng mga hakbang upang maprotektahan ang privacy ng empleyado. Samakatuwid, ang file ay dapat na protektado laban sa cybercrime, hindi awtorisadong pag-access, pagbabago o pagtanggal.
- Panahon ng pagpapanatili ng file ng kawani
Ang AVG ay nagsasaad na ang personal na data ay maaaring itago sa isang limitadong panahon. Ang ilang data ay napapailalim sa isang panahon ng pagpapanatili ng batas. Para sa iba pang data, kinakailangan ng employer na magtakda ng mga limitasyon sa oras para sa pagbura o pana-panahong pagsusuri ng katumpakan ng data. Ang AVG ay nagsasaad na ang mga makatwirang hakbang ay dapat gawin upang matiyak na ang hindi tumpak na data ay pinananatili sa file.
Gustong malaman ang higit pa tungkol sa mga panahon ng pagpapanatili ng file ng kawani? Pagkatapos basahin ang aming blog mga panahon ng pagpapanatili ng file ng empleyado.
Natutugunan ba ng iyong file ng tauhan ang mga kinakailangan na nakalista sa itaas? Pagkatapos ay malamang na ito ay sumusunod sa AVG.
Kung, pagkatapos basahin ang blog na ito, mayroon ka pa ring mga tanong tungkol sa file ng tauhan o tungkol sa AVG, mangyaring makipag-ugnayan sa amin. Ang aming mga abugado sa pagtatrabaho ay magiging masaya na tulungan ka!